keprotokolan

Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat. Aturan-aturan protokoler ini  menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

Protokol bukan orang, tapi “sistem” atau “aturan”.  Protokol dalam pengertian “pengatur acara” memiliki tugas menentukan :

• Tata acara (rundown)
• Pembawa acara
• Dokumentasi
• Konsumsi
• Penerimaan tamu
• Pengisi acara
• Perlengkapan
• Keamanan
• Dan hal lain yang menunjang kesuksesan acara

Protokoler ditujukan untuk keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di Jakarta disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah dan masyarakat.”

 Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki :

• Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang telah dilakukan.
• Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
• Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

Syarat Protokoler

Orang yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat atau petugas bagian protokol yang memiliki pengetahuan dan kompentensi dalam menyelenggarakan keprotokolan. Protokoler harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan efektif, karena akan selalu terkait dan berhubungan dengan bagian atau komponen lain dalam menunjang keberhasilan dan kesuksesan acara secara keseluruhan. Berikut beberapa poin penting sebagai syarat protokoler :

• Mempunyai pengetahuan tentang keprotokolan.
• Memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia
• Bermental kuat dan kepribadian tangguh
• Kreatif, trampil dan cekatan
• Mampu menguasai dan mengendalikan situasi
• Peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul
• Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat
• Sopan serta tahu etika
• Menghargai orang lain
• Percaya diri
• Penampilan menarik
• Pandai berbusana sesuai dengan acara
• Berbicara dengan tekanan dan suara yang baik
• Memiliki pengetahuan tatausaha manajemen
• Berwawasan luas

Jenis Kegiatan Protokol

1 . Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan

Kegiatan yang bersifat umum dapat berlaku di tingkat kedinasan instansi, lembaga negara, kementerian, dan pemerintahan daerah. Jenis kegiatan ini antara lain berbentuk :

• Upacara pelantikan dan serah terima jabatan
• Upacara penandatanganan naskah kerjasama
• Upacara sumpah pegawai
• Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru
• Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

2 . Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

• Upacara Dies Natalies
• 2Upacara wisuda sarjana
• Upacara pengukuhan guru besar
• Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

Aktivitas Protokoler

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu :

• Tata ruang,
• Tata upacara,
• Tata Tempat,
• Tata Busana,
• Tata Warkat.

1 . Tata ruang

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Dalam pengaturan tata ruang ada yang disebut perangkat keras dan perangkat lunak.

• Perangkat keras,adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya

• Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Perlu diperhatikan dalam pengaturan tata ruang :

• Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
• Papan nama petunjuk yang diperlukan
• Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
• Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

2 . Pemandu Acara 

Pembawa Acara (PA) akan melaksanakan tugas sebagai MC yang memandu acara dari awal hingga akhir. Beberapa sayarat yang harus dimiliki pemandu acara atau MC acara-acara protokoler :

• Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi
• Suara yang konstan dan mantap
• Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
• Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan dan mampu mengambil keputusan
• Sifat yang tidak mudah tersinggung
• Berkepribadian
• Percaya diri
• Memahami bahasa tubuh yang baik
• Cepat dan tanggap membaca situasi.
• Sopan dan simpatik
• Know the place, know the audience, kniw the materials
• Memiliki etika yang baik
• Mampu menguasai Audience

3 . Tata upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

• Jenis kegiatan
• Bahasa pengantar yang dipergunakan
• Materi aktivitas.

Dalam tata upacara perlu direncanakan beberapa hal dengan baik agar kegiatan dapat berlangsung dengan lancar :

• Siapa yang akan terlibat dalam kegiatan upacara
• Personil penyelenggara dan alat penunjang lain
• Siapa pengisi acara, seperti :
  • Siapa yang memberikan sambutan
  • Jenjang jabatan mereka yang akan memberikan sambutan.
  • Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah dihubungi.
• Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.

4 . Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam tata tempat :

• Golongan Very Important Person(VIP), pihak yang didahulukan karena jabarannya atau kedudukannya.
• Golongan Very Important Citizen(VIC), pihak yang didahulukan karena derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman pelaksanaan tata tempat :

• Aturan dasar :
  • Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling depan atau mendahului.
  • Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling penting adalah mereka yang di sebelag kanan.

• Aturan Umum :
  • Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.
  • Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.

• Aturan tempat duduk :
  • Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
  • Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan nomor tiga.

• Atutan urutan memasuki kendaraan
  • Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya. Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil atau kereta api sebagai berikut:
  • Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang utama akan turun lebih dahulu.
  • Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan turun lebih dahulu.
  • Kenderaan mobil atau kereta:
    • Orang yang paling utama baik sewaktu naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain.  Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena keadaan,   hal tersebutmerupakan suatu perkecualian.
    • Letak kendaraan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
    • Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di sebelah kiri.
    • Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat turun lebih dahulu.
    • Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.
    • Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di sebelah kanan kirinya.

5 . Tata Busana

Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

• Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
• Pakaian Sipil Harian (PSH)
• Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
• Pakaian Dinas Harian (PDH)
• Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
• Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
• Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
• Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut

6 . Tata Warkat

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang perlu diperhatikan ialah:

• Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai dengan jenis/keperluan kegiatan.
• Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
• Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik mengenai format, isi dan sebagainya.
• Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
• Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami atau tidak.  Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku untuk beberapa orang.
• Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah penempatan duduknya.
• Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
• Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
• Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak hadirannya (RSVPyang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
• Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).